Definición de PMBOK (Guía)
Ingeniera Industrial, MSc en Física, y EdD
El PMBOK (Project Management Book of Knowledge) son las siglas para el estándar ANSI de dirección de proyectos publicado por el PMI (Project Management Institute). Este organismo fue fundado en 1969 en Pensilvania – Estados Unidos, y su propósito es difundir las buenas prácticas en materia de dirección de proyectos, así como la acreditación de sus miembros asociados en la experiencia y conocimiento de esta disciplina.
Aproximadamente, cada cuatro o cinco años el PMI publica una nueva edición, incorporando algunas innovaciones o enfoque vigentes respecto a las ediciones anteriores, sin embargo, a grandes rasgos, en todas las ediciones publicadas se destaca el importante rol que desempeña el director de proyectos en el desarrollo de los mismos. El PMBOK no es una metodología, ya que no indica cómo se debe realizar la dirección de proyectos, sino que es una guía o estándar general de gestión. De este modo, la metodología debe ser desarrollada por cada organización de acuerdo a su naturaleza y utilizando las lecciones aprendidas.
Fundamentos teóricos
La mayoría de las recientes ediciones del PMBOK, ofrece un lenguaje común, en el cual hace referencia a ciertos términos que resulta indispensable conocer, antes de adentrarse en la aplicación de sus principios.
Proyectos: de acuerdo con el enfoque tradicional, los proyectos se conciben como un esfuerzo temporal y progresivo que tiene como propósito desarrollar o cambiar un producto o servicio, generando resultados únicos, enmarcados en un plazo de ejecución y costes preestablecidos. En el caso de los enfoques ágiles o iterativos, los plazos de planeación se realizan en periodos frecuentes y cortos que van entre una y cuatro semanas. Igualmente, los estimados de costos no se desarrollan a detalle desde el inicio para todo el proyecto, ya que la dinámica de estos proyectos conlleva a la inclusión de frecuentes cambios a medida que el proyecto evoluciona.
Programas: se refiere a un conjunto de proyectos que se encuentran coordinados y gestionados de manera centralizada a fin de producir un beneficio y grado de control que no se obtendría al gestionarlos de manera independiente y aislada. Los programas deben estar formados por al menos dos proyectos, aunque éstos se lleven a cabo de forma simultánea o no.
Portafolio: está conformado por un conjunto de proyectos y/o programas que se gestionan de forma conjunta en aras de lograr objetivos estratégicos para el negocio.
Relación entre proyectos, portafolios y programas.
Activos de proceso de la organización: están conformados por los planes, políticas, procedimientos y registros de conocimiento propio de la empresa ejecutora y son aplicados a sus actividades, proyectos y procesos, como especie de guías para facilitar y orientar el quehacer de la empresa.
Metodologías ágiles: se trata de metodologías flexibles que contribuyen a adaptar la gestión de los proyectos a las condiciones y necesidades del mismo, a fin de mejorar la velocidad de respuesta ante los cambios y su capacidad de adaptación a las circunstancias del contexto. Algunas de las metodologías ágiles más utilizadas son la Scrum, Kanban o extreme programming, entre otras.
Los grupos de proceso y las áreas de conocimiento
Hasta la sexta edición del PMBOK, la dirección de proyectos podía describirse a partir de 49 procesos distribuidos en cinco grupos de procesos y diez áreas del conocimiento; y aunque la séptima edición se refiere a principios y dominios, en general, ambos enfoques son compatibles y ponen de manifiesto prácticas, que aplicadas adecuadamente, facilitan e incrementan las probabilidades de éxito en la consecución de los proyectos, independientemente de su naturaleza o área.
Grupos de procesos
Estos grupos contienen los procesos que son aplicables a los proyectos atendiendo al momento en que estos se llevan a cabo, ya sea en un proyecto o en una fase del mismo. Estos grupos son:
Inicio: acá se incluyen los procesos que se encargan de definir de manera general el proyecto y autorizar el comienzo y puesta en marcha del mismo.
Planificación: uno de los grupos con mayor cantidad de procesos, de acuerdo con el PMBOK, ya que en ellos se define con mayor precisión el alcance, presupuesto y otras áreas del proyecto. En este grupo se genera el plan general y los derivados de este, que serán la base para el desarrollo del proyecto.
Ejecución: este grupo engloba los procesos en los cuales se pone en acción el trabajo planificado. Suele ser el grupo que presenta mayor intensidad y participación de personas en muchos proyectos.
Monitoreo y control: acá se encuentran los procesos que se encargan de la verificación de la correspondencia entre la planificación y la ejecución. También contempla las acciones y medidas que se apliquen para corregir las posibles desviaciones que puedan surgir respecto a los planes.
Cierre: en este grupo se ubican los procesos relacionados con la finalización y culminación formal del proyecto o fase, así como la entrega de resultados y aceptación del cliente. También en este grupo, se recopilan las lecciones aprendidas.
Grupos de procesos en la gestión de proyectos.
Las áreas del conocimiento
Estas áreas describen cada aspecto a contemplar dentro de los proyectos, independientemente de su naturaleza o magnitud:
Integración: son las actividades que se enfocan en la consolidación, unificación y acciones que garanticen el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Alcance: se trata de un área muy importante, ya que en ella se definen todas las tareas que incluye el proyecto, por lo que debe llevarse a cabo con especial atención desde las primeras fases del proyecto y a lo largo del mismo.
Cronograma: se refiere a las acciones relacionadas con la gestión de los plazos de ejecución, el dimensionamiento del equipo de trabajo y la secuencia de actividades.
Coste: es un área muy sensible, debido a su dependencia de otras áreas. Contempla la planificación, estimados de costos, financiamiento, gestión presupuestaria, y otros aspectos económicos del proyecto.
Calidad: incluye la mejora continua de acciones que persiguen el logro de los objetivos, respetando los estándares y características establecidas y plasmadas en un contrato. Puede soportarse en aplicación de normas como criterio para establecer los niveles de calidad.
Recursos: tiene como finalidad la gestión del capital humano, así como los recursos materiales y tecnológicos que intervienen en el proyecto, a fin de garantizar que estos se encuentren disponibles en el momento y cantidad que se requieran.
Comunicaciones: incluye todas las modalidades de manejo de información que se pueda manifestar y circular durante el proyecto. El director del proyecto, debe estar al tanto de la mayor parte de las comunicaciones dentro del proyecto.
Riesgos: esta área permite identificar los posibles escenarios dentro del proyecto y planificar la respuesta que se considere adecuada para incrementar las posibilidades de éxito del proyecto y en la medida de lo posible, reducir la incertidumbre.
Adquisiciones: contempla todas las actividades que se desarrollen mediante tercerizaciones, es decir, con personal o recursos externos. Incluye las compras o procuras a proveedores y los contratos a otras empresas para llevar a cabo parte del trabajo de proyecto.
Interesados: se encarga de la identificación y gestión adecuada de todas aquellas personas que puedan verse afectadas por la ejecución o no ejecución del proyecto. En esta área se debe reconocer el papel que tiene cada persona en el proyecto, y potenciar aquellos que producen un impacto favorable en el proyecto.
Áreas del conocimiento en la gestión de proyectos de acuerdo con el PMBOK.
Trabajo publicado en: Feb., 2023.
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